Derfor bliver projekter ofte 13 gange dyrere end beregnet

Halvdelen af alle projekter drukner i projektstyring, papirarbejde og forældede projektmodeller. Men hvordan sikrer man, at et projekt styres rigtigt gennem begrænsninger i forhold til tid, økonomi, kvalitet, interessenter og risici? Hvordan tilpasser man værktøjer og metoder, så de er mest effektive i forhold til det aktuelle projekt?

Skrevet 11. marts 2018 20:05 af Ninna Gandrup

Det er et enormt højt tal, men det positive er, at det betyder, at der er rigtig mange ressourcer at spare ved at være god til at tilpasse projektmodeller, så de passer til projektet.

Klaus Nielsen, ekstern lektor og underviser i projektledelse under ITU Professional Course

- Cirka halvdelen af alle projekter i dag kører i hegnet, fordi projektmodellen ikke passer til projektet. Det er et enormt højt tal, men det positive er, at det betyder, at der er rigtig mange ressourcer at spare ved at være god til at tilpasse projektmodeller, så de passer til projektet. Det er ikke noget nyt, men det er en svær disciplin, fortæller Klaus Nielsen, ekstern lektor og underviser i grundlæggende agil proteføljestyring ITU Professional Course på IT-Universitetet.

Nutidens projektledelse handler derfor i høj grad om at tilpasse projektmodellen til det aktuelle projekt i såkaldte tilpasninger eller i hybridmodeller, som er en kombination af traditionel og agil projektledelse. Men netop tilpasninger kan være en udfordring, hvis organisationen har tradition for at følge en bestemt projektmodel og fx arbejder traditionelt, hvor en agil tilgang havde været mere effektiv.

Dyrt at følge én projektmodel for alle projekter
- Mange organisationer har en tradition for at bruge bestemte modeller i deres projekter. Det kan fx være systemudviklingsmodeller som vandfaldsmodellen, B-model, inkremental model, spiral model eller lignende. Men det er sjældent, at den samme projektmodel passer til alle projekter uanset størrelse og kompleksitet. I værste fald arbejder man måske med processer for processernes skyld, hvilket ofte resulterer i, at projektmedlemmerne begynder at finde egne genveje. Det skaber både forvirring og et unødigt højt ressourceforbrug, forklarer Klaus Nielsen.

Samlet ender mange projekter med at koste faktor 13 mere end antaget, så der er rigtig mange penge at spare ved at mestre fx tilpasning af projektmodeller.

Klaus Nielsen, ekstern lektor og underviser i projektledelse under ITU Professional Course

Tilpasninger er næsten altid nødvendige, fordi alle projekter er forskellige og kræver forskellig vægtning af projektmodellens forskellige områder som fx tid, organisation, risiko og kompetencer. Tilpasninger er ikke noget nyt, men det er noget, man bliver nødt til at blive bedre til i takt med at både mængden af projekter og kompleksiteten i projekter stiger. Derudover er behovet for hybridmodeller – kombinationen af vandfald og agil – steget markant gennem de senere år, hvilket også har øget behovet for tilpasninger.

- Vælger en projektleder en forkert projektmodel til et projekt, kommer han/hun til at udfylde rapporter og modeller, som er det rene spild. I nogle tilfælde bruger projektlederen op til et år på at klargøre et projekt uden egentlig at have leveret noget i projekt endnu, fordi projektmodellen er for omfattende til projektet. Samlet ender mange projekter med at koste faktor 13 mere end antaget, så der er rigtig mange penge at spare ved at mestre fx tilpasning af projektmodeller, uddyber Klaus Nielsen.

Tilpasninger er afgørende
Når man laver en tilpasning tager man typisk en eksisterende projektmodel og vurderer, hvordan man kan bruge den i forhold til et aktuelt projekt. Det handler om at bruge tiden rigtigt, så man ikke laver for meget eller for lidt som projektleder. En projektmodel beregnet til et større projekt, bliver alt for tung og bureaukratisk til et mindre projekt. Modsat skal man heller ikke tage for let på projektstyringen, da der så vil være ting, der glipper.

Fra start til slut kan der fx være 47 processer, man skal igennem. Til hver proces er papirer, man skal udfylde, sende rundt, og man skal bruge ressourcer til at udføre alle aktiviteter i projektet. Men hvad hvis man kun har brug for otte af de 47 processer?

Klaus Nielsen, ekstern lektor og underviser i projektledelse under ITU Professional Course

- God praksis betyder ikke, at al viden fra en rammemodel, som Project Management Body of Knowledge (PMBOK) og Prince2, skal anvendes i alle projekter. Det handler om at få et mindset til at identificere den rigtige måde at lede projekter på og vurdere kriterierne for og imod. Fra start til slut kan der fx være 47 processer, man skal igennem. Til hver proces er papirer, man skal udfylde, sende rundt, og man skal bruge ressourcer til at udføre alle aktiviteter i projektet. Men hvad hvis man kun har brug for otte af de 47 processer? Hvis du ikke kan finde de relevante otte processer, så vil du spilde en masse tid og ressourcer. Måske kunne du have lavet fire projekter i stedet for ét, hvis du havde holdt omkostningerne nede og været mere effektiv, pointerer Klaus Nielsen.

For at finde frem til de otte relevante processer, bliver man nødt til at komme med teoretiske bud på, hvordan man vil arbejde med projektet.

- Rammemodellerne er begyndt at komme med retningslinjer for, hvordan man kan tilpasse. Her må man holde sin vurdering af, hvad der er bedst, op imod teorien og andre cases og vurdere, hvordan vil det fungere i den konkrete kontekst. Begrænsningerne i forhold til tid, økonomi, ressourcer m.m. er forskellige fra projekt til projekt, og det bør tilpasningerne afspejle, men de er også nødt til at afspejle organisationskulturen, omgivelserne og organisationen, så man får den bedste procesoptimering. Effekten vil også være, at de processer, som projektet skal følge, vil give mening for projektmedlemmer, som så også følger processerne og ikke opfinder egne, fortæller Klaus Nielsen.

Hvordan kombinerer man diametralt modsatte projektmodeller?
Med tilpasninger får man både en langt mere effektiv udnyttelse af ressourcer, men det giver også mulighed for at arbejde agilt med udvalgte områder af projektet og kombinere forskellige projektmodeller. Hvis man fx kører projekter efter en mere traditionel model, men ønsker at blive mere agile og arbejde ud fra en model, der tillader mindre leverancer. Samtidig vil man gerne have hånd i hanke med, hvad der leveres og hvornår i projektet.

Det er derfor tvingende nødvendigt, at man som projektleder har fuldstændig styr på sine metoder, værktøjer og teorier, så man kan jonglere med dem og lande dem rigtigt i det enkelte projekt. Det vil spare virksomheder, kunder og staten for meget ekstra arbejde og give færre risici i projekterne.

Klaus Nielsen, ekstern lektor og underviser i projektledelse under ITU Professional Course

- Udfordringen er, at det agile og det traditionelle nærmest er diametrale modsætninger. Agilt har man ikke projektledere eller styregrupper. Man har et team og en Scrum Master. I den type projekter er projektlederens rolle ikke klart defineret. Skal projektlederen fx være Scrum Master eller Products Owner? Det kan også være svært at synliggøre, hvor langt man er nået i projektet og få processerne i projektet til at hænge sammen på tværs, fortæller Klaus Nielsen.

Arbejder man traditionelt vil man typisk gerne lægge sig fast på en leverance fra start, mens man når man arbejder agilt leverer det, der er mest brug for. Det giver nogle meget forskellige måder at se på projektets dele på.

- Hvis man både ønsker at arbejde agilt, men stadig have styring på leverancerne, så vil en hybridmodel være løsningen. Her vil dem, der arbejder agilt typisk opfatte styring, som alt for tung, fordi man, inden man går i gang, skal være sikre på fx roller og ansvar, men også metrikker, styring, teams og den slags. Der er også den praktiske planlægning omkring sprints og releases, møder og så videre, som skal tilpasses, fortæller Klaus Nielsen og slutter:

- Det er derfor tvingende nødvendigt, at man som projektleder har fuldstændig styr på sine metoder, værktøjer og teorier, så man kan jonglere med dem og lande dem rigtigt i det enkelte projekt. Det vil spare virksomheder, kunder og staten for meget ekstra arbejde og give færre risici i projekterne.