Derfor skal it-innovation være et laboratorium

Ambitioner med it kræver, at man indtager et modigt mind-set, der ikke handler om at forsøge at forudsige fremtiden i forkromede it-projekter. I stedet skal man dyrke små eksperimenter, hvor det at fejle er en succes, fordi det forhindrer dårlige investeringer i fremtiden. Det mener Thomas Kastrup, som er Lead Enterprise Architect hos DONG Energy og alumne fra Master i it-ledelse på IT-Universitetet.

Institut for Business ITEfteruddannelseinnovationledelse

Skrevet 5. april 2017 15:16 af Ninna Gandrup

- Muren mellem it og forretningen skal rives ned, hvis it skal være en medspiller på højeste niveau i virksomheden. Samtidig skal it være med helt ude hos brugerne, så udviklingen tager afsæt i brugernes behov og ikke i højtravende strategier og it-projekter med alt for store armbevægelser, der er baseret på business cases, som man alligevel ikke kan forudsige, siger Thomas Kastrup, som en af hovedaktørerne bag en ny måde at arbejde med it, teknologi og forretning på i Bio Energy & Thermal Power (BTP) i DONG Energy.

Det kan vi kun, hvis vi ikke forsøger at forudsige en fremtid, som vi alligevel ikke ved, hvordan kommer til at se ud. Derfor arbejder vi i stedet med små projekter, der skal sikre en eksperimenterende tilgang til at nå målet

Thomas Kastrup, Lead Enterprise Architect hos DONG Energy

- Visionen med it i BTP er at gøre den måde, hvorpå DONG Energy driver kraftværker, til den smarteste i verden inden for fire år. Det kan vi kun, hvis vi ikke forsøger at forudsige en fremtid, som vi alligevel ikke ved, hvordan kommer til at se ud. Derfor arbejder vi i stedet med små projekter, der skal sikre en eksperimenterende tilgang til at nå målet, og som samtidig skal sørge for, at vi holder fokus på forretningsværdi hele vejen, siger Thomas Kastrup.

Eksperimenterende tilgang giver bedre investeringer
Helt konkret har man i BTP iværksat programmet Smart Plant med en arbejdsgruppe, som har frie rammer til at udvikle, afprøve og eksperimentere i et laboratorium med it, organisation og forretning. På den måde udnytte man it-organisationen som en innovativ partner og løftestang for forretningen.

Smart Plant arbejder med it-innovation ud fra det perspektiv, at failure er en succes, fordi det forhindrer dårlige investeringer. Derfor starter it-eksperimenterne her ikke med forkromede business cases, men foregår i stedet i mindre projekter, der skridt for skridt skal gøre driften af kraftværker til den smarteste i verden.

- Når man starter, kan det føles som at være havnet på Nordpolen i en snestorm. Man aner ikke, hvilken retning man skal gå i for at nå visionen. Hvis man tror, at man på forhånd kan komme på alle de ideer, der skal til for at drive verdens smarteste kraftværker, så har man fejlet fra start, siger Thomas Kastrup.

Vi bliver derfor nødt til at have en eksperimenterende tilgang, som ikke er styret af business cases og en cost-benefit tankegang, men hvor vi løbende kigger på forretningen med teknologien i baghovedet

Thomas Kastrup, Lead Enterprise Architect hos DONG Energy

- Vi bliver derfor nødt til at have en eksperimenterende tilgang, som ikke er styret af business cases og en cost-benefit tankegang, men hvor vi løbende kigger på forretningen med teknologien i baghovedet og lader behov og teknologiske muligheder styre, om vi skal udvikle robotter, droner, apps, IoT-dimser eller selvkørende vogne. Det giver flere forsøg for pengene i stedet for ét forkromet projekt med årelange roadmaps, som hurtigt vil blive overhalet af virkeligheden. Det er først, når vi har en reel investeringsbeslutning, at business casen kommer på bordet, fortæller Thomas Kastrup.

For eksempel har Smart Plant introduceret Watch It Smart, som er remote øjne og ører, der fx kan holde øje med fejl, der er ved at udvikle sig på forskellige komponenter på kraftværkerne. Men Smart Plant arbejder også med en kombination af sikkerhedsudstyr og Google Glasses i projektet Smart Helmets. Sidste skud på stammen er robotter til rengøring i farlige og ufremkommelige områder, hvor Smart Plant er ved at undersøge mulighederne for at teste løsningen.

Medarbejderne er centrale aktører
Hele pointen med Smart Plant er løbende at undersøge mulighederne med it i tæt relation til medarbejderne og forretningen. På den måde undgår man at udvikle noget, som ikke passer til brugerne, og derfor er spildte kræfter. Det stiller dog krav til, at ideerne kommer fra og bliver udviklet i samarbejde med medarbejderne, da det er dem, der skal bruge løsningerne i sidste ende. Og gode ideer modtager Smart Plant løbende.

- Udover at modtage og håndtere ideerne fra medarbejderne, så tager vi også på roadshows, hvor vi faciliterer idegenerering omkring en specifik teknologi som fx Internet Of Things. Det handler i virkeligheden om at rive ned fra de teknologiske hylder og udvikle forretning indenfor alt fra indkøb af brændsel til vedligehold. Et andet eksempel er vores arbejde med Watch It Smart, hvor vi forsøger at automatisere processerne omkring vedligehold ved hjælp af big data og sensorer, så komponenter kan fejlmelde sig selv i stedet for, at en medarbejder skal fejlmelde dem manuelt, siger Thomas Kastrup.

Man kan ikke spare sig til vækst
Men sådan har man ikke altid arbejdet med it-innovation. I mange år har it generelt været set næsten udelukkende som en udgiftsafdeling, der skulle understøtte driften, og det har også været gældende hos DONG Energy.

Hvis man altid vælger de billigste løsninger, så opdager man aldrig potentialet i en dyrere løsning, som kan vise sig at være endnu mere rentabel

Thomas Kastrup, Lead Enterprise Architect hos DONG Energy

- Ofte er det kulturen og organiseringen, der spænder ben for at tænke it og teknologi ind i forretningen og idéudviklingen. It bliver set som et cost-center, hvor opgaverne skal løses så billigt som muligt. Men man kan ikke spare sig til vækst, og derfor er it-innovation nødt til at flytte ud af it-afdelingen, hvis det skal være omdrejningspunkt for udvikling. Hvis man altid vælger de billigste løsninger, så opdager man aldrig potentialet i en dyrere løsning, som kan vise sig at være endnu mere rentabel, fortæller Thomas Kastrup.

Ledelsen skal derfor ikke alene allokere ressourcer til it-innovation, men er også nødt til at understøtte et mind-set, hvor it skal se sig selv som andet og mere end en leverandør. For BTP er det en tilgang, der kræver en vedvarende indsats og systematisk arbejde over de næste fire år, og det kan man ikke gøre uden opbakning fra ledelsen.

- Ledelsen skal enable det og levere empowerment. Ledelsens rolle er derfor at facilitere den proces, der inspirerer og italesætter det mind-set, der skal eksperimentere med løsningerne, så alle medarbejdere tænker udvikling og gør kraftværkerne til et laboratorium for it-innovation.

Sådan arbejder Smart Plant med it-innovation
Smart Plant et program for it-innovation hos BTP i DONG Energy. I Smart Plant opsamler og behandler en arbejdsgruppe ideer fra hele organisationen ud fra en struktureret proces, der sikrer, at alle ideer bliver fulgt til dørs.

1: Udforskning
Når arbejdsgruppen modtager en ide, kobler de en ansvarlig på ideen og kontakter den medarbejder, der har indsendt ideen. De laver en miniinterview med medarbejderen og screener ideen for at vurdere, om den skal udvikles, puljes med andre ideer eller om den kan være et symptom på et andet problem, som løftes et helt andet sted.

Arbejdsgruppen afgør, hvordan de skal gribe ideen an. I nogle tilfælde giver det mening at inddrage medarbejdere og eventuelt data for at belyse problemstillingen fra forskellige vinkler. Arbejdsgruppen foretager en ideationproces, hvor de vurderer, hvilke antagelser ideen hviler på. En antagelse kan fx være, at målinger kan aflæses med kamera i stedet for manuelt, eller at støvsugning er bedre end at spule med vand. Antagelserne informerer, hvilken teknologi der er relevant, og hvad der i så fald senere skal testes. Det er også her, arbejdsgruppen vurderer størrelsen på projektet. Måske kan problemet løses ved at koble en måler på netværket, så den kan sende data, men det kan også være, at løsningen kræver implementering af helt ny teknologi.

2: Test
Næste fase er test af selve ideen, som handler om at få afprøvet selve konceptet i en pretotype. Hvis ideen er god nok, laves en første version af ”prototypen” af produktet – såkaldt minimum viable product – som indeholder de mest basale funktioner og tester brugernes respons. I den test er der mindre fokus på fine features og mere fokus på at teste kernefunktionaliteten. Smart Plant opsamler testresultaterne i en rapport og vurdere det videre forløb for ideen.

3: Rapport og indstilling
På baggrund testresultaterne laver arbejdsgruppen en afslutningsrapport. Rapporten fungerer som grundlag for en investeringsbeslutning og kan efterfølgende sluses direkte ind i den traditionelle projektmølle. Herefter sørger arbejdsgruppen for at følge ideen helt til dørs og give feedback til den medarbejder, der oprindeligt har stillet ideen. I nogle tilfælde bliver arbejdsgruppen inddraget i den efterfølgende proces for udvikling af den egentlige teknologi.