Business casen er it-lederens vigtigste værktøj

Som it-leder er man brobygger mellem forretning og teknologi. Men mange it-ledere mangler viden om forretningen. Her er business casen er stærkt værktøj, fordi den dækker spændet fra forretningsstrategi og målsætninger over gevinster til forandring og innovativ anvendelse af it.

Skrevet 24. august 2016 10:59 af Ninna Gandrup

- Business casen har aldrig været vigtigere, end den er nu. Der er stort fokus på at få noget for pengene og erfaringen viser, at realisering af gevinster netop er det svageste led i fx it-projekter. Med mere fokus på gevinstrealisering vil business casen som værktøj gå fra at være et beslutningsværktøj til at være et styringsværktøj med stor kraft, fortæller Jimmy Kevin Pedersen, der er underviser på kurset Digitalt lederskab på IT-Universitetet og er partner i konsulentvirksomheden 1stroke.

Faktaboks: Hvad er en business case

Business casen er et beslutnings- og styringsdokument, som har fokus på, at et projekt giver de forventede gevinster og værdier. Business casen giver en måde at opstille forskellige muligheder med deres afkast og effekter, så man bedre kan sammenligne dem med forskellige scenarier. Fx hvis man undlader at handle, eller hvis man investerer anderledes.

Business casen er derfor et godt grundlag for både at finansiere og starte et projekt, men også til at justere projektet undervejs eller helt lukke det ned, hvis business casen ikke er rentabel eller de ønskede resultater udebliver. Resultater kan fx være øgede indtægter, årsværksbesparelser, øget kundetilfredshed, hurtigere sagsbehandling, færre fejl, og lovmedholdelighed (compliance). Af business casen vil det fremgå, hvilke gevinster og effekter, der kommer hvornår, og hvilke forudsætninger for efterspørgsel, forandringer eller adfærd, der skal være opfyldt, før det sker.

- Når det hele sættes sammen på den rigtige måde, hvor business casen både fungerer som beslutningsgrundlag og styringsdokument får it-lederen og den øvrige ledelse et vigtigt værktøj i værktøjskassen, der sikrer, at beslutninger er tænkt igennem og kan følges til dørs, siger Jimmy Kevin Pedersen.

Luk projektet, hvis gevinsterne udebliver
Det er vigtigt, at business casen bliver justeret, efterhånden som man bliver klogere. Fx når man henter priser ind eller indhenter erfaringstal for, hvordan brugere reagere, og hvordan ændringer slår igennem. I nogle projekter har man så meget fokus på de positive gevinster, at man først ser de negative, når det er for sent, og projektet er implementeret.

Den skal sikre det bedst mulige grundlag for beslutninger og øge træfsikkerheden i projekterne, så gevinsterne også realiseres.
Jimmy Kevin Pedersen

- Et eksempel kan være, at man gerne vil have elektronisk rejseafregning, hvor fordelen tydeligvis er, at man sparer administrative omkostninger ved at lade brugerne gøre det selv. Men den negative gevinst kan være, at rejseafregningerne bliver udført forkert, mangler kvitteringer, eller at det er så besværligt, at brugerne helt opgiver, efterspørger support eller selv betaler. På den måde ender man måske med et system, der reelt ikke fungerer, og som bare flytter opgaver rundt. I sidste ende kan det det blive dyrere for organisationen, fortæller Jimmy Kevin Pedersen og fortsætter:

- Mange glemmer business casen både undervejs i et projekt og senere, når det først går i drift. Det er en stor fejl, som koster dyrt. Business casen skal derfor være et konstant opdateret dokument - ikke kun i opstarten, men i hele investeringens levetid. Den skal sikre det bedst mulige grundlag for beslutninger og øge træfsikkerheden i projekterne, så gevinsterne også realiseres. Ved at måle på nogle centrale størrelser, kan man vide, hvor man skal sætte ind undervejs, så man også kan lukke projektet ned i tide. Derfor skal det også være en leder i linjeorganisationen, der har ansvaret for gevinstrealisering, og som sikrer, at der måles og rapporteres i forhold til investeringens gevinster, siger Jimmy Kevin Pedersen.

Business casen skal ikke leve på et hjørnekontor
Når en organisation beslutter sig for at arbejde med business cases, er det ikke kun it-lederen og linjelederen der er forpligtet. Fx er det vigtigt at få interessenternes opbakning, ligesom det er afgørende for business casens realisering, at den er baseret på et troværdigt og accepteret grundlag.

- En solid business case kræver, at der er enighed om ”baseline” og forventningerne til fremtidige gevinster blandt interessenterne. Gevinstrealiseringen sker kun, hvis forudsætningerne for forandring er opfyldt. Derfor har linjeledelsen et særligt ansvar for på et tidligt tidspunkt at medvirke til at skrive på business casen. Omvendt skal it-lederen og projektledelsen også være vidende om forretningens behov og vilkårene for at realisere business casen, fortæller Jimmy Kevin Pedersen.

Som styringsredskab skal business casen være dynamisk og konstant kunne opdateres. Også selvom der er givet en bevilling til projektet, der ikke umiddelbart kan ændres. Business casen bør indgå i en transparent kultur, hvor alle relevante deltagere kan følge med i, hvad der sker både undervejs i projektet, og hvornår gevinsterne realiseres.

- Business casen er ingen hemmelighed forbeholdt en snæver kreds i og omkring hjørnekontoret. Den skal kommunikeres ud, så den binder projekt og driftsfunktioner sammen. Først da fungerer den som brobygger mellem it og forretning. En bred organisatorisk forankring og opbakning fra ledelsen er derfor nødvendig, og business casen skal indarbejdes som en del af den governance-model, der bruges i organisationen. Alle både topledelse, linjeledelse og it-ledelse skal stå på mål for indhold og resultat, siger Jimmy Kevin Pedersen.

Sådan udarbejder du en business-case

Når du udarbejder en business case for fx et nyt it-system, følger du denne fremgangsmåde:

Fastlæg de forretningsmæssige målsætninger.
Se på hvilke gevinster, der kan lede frem til indfrielse af målsætningerne.
Undersøg, hvilke forandringer der skal til.
Undersøg, hvilket it-system der skal anvendes.
Estimér omkostninger og gevinster - begge dele justeres efterhånden, som du bliver klogere.

Rækkefølgen er vigtig. Ofte sker det, at man finder et ”smart” it-system, som antages at give nogle gevinster. Så udarbejdes business casen på det grundlag, og der træffes en beslutning om at anskaffe systemet. Sammenhængen til de forretningsmæssige målsætninger og kravene til forandringer kommer ikke til at stå klart i business casen – og det værste er, at det ikke er de forretningsmæssige behov, der styrer udviklingen.